2.3 - Vragenlijst uitsturen

Doelgroep aan vragenlijst koppelen

Nu gaat u de gegevens van de respondenten bij uw enquête toevoegen. Selecteer wederom uw enquête via Home > Enquêtes. Ga vervolgens naar Afname > Doelgroep. Klik dan aan de rechterzijde op 'Panelselectie toevoegen'.

Figuur 44: Doelgroep aan vragenlijst koppelen

Selecteer als bron, uw eigen, eerder toegevoegde lijst (in ons geval: 'Lijst') en voer een passende naam in voor de panelselectie.

Figuur 45: Bron selecteren

U kunt verder nog een aantal selectiecriteria aangeven:

- Max: Hier kunt u een maximaal aantal respondenten uit de panelselectie aangeven. Als u 0 invult worden in principe alle respondenten meegenomen.

- Steekproef: Hier kunt u aangeven of u een aselecte steekproef wil trekken uit uw panelselectie. Als u dit niet wilt vult u een 0 in, als u dit wel wilt dan vult u het aantal van de steekproef in. Wilt u bijvoorbeeld een aselecte steekproef trekken van 300 uit 500 respondenten, dan vult u hier '300' in.

Druk op de knop 'Opslaan' om uw selectie op te slaan, uw doelgroep is nu toegevoegd aan de enquête.

Figuur 46: Succesvol toegevoegd

In de praktijk worden Enquêtes en Doelgroepen dikwijls verward.
Daarom hieronder een grafische weergave van de verhoudingen tussen Enquêtes en Doelgroepen.

Figuur 47: Verhouding Enquêtes en Doelgroepen

Uitnodiging aanmaken

Na het koppelen van de panelselectie kunt u een uitnodiging aanmaken om de enquête uit te sturen. Dit gaat via Afname > Afname. Aan de rechterkant kunt u kiezen voor 'Uitnodiging toevoegen'.

Figuur 48: Uitnodiging aanmaken

Als u klikt op 'Uitnodiging toevoegen' komt u in een scherm terecht waar u twee tabbladen heeft, een voor instellingen (Wanneer moet het worden verstuurd, welk email-adres wordt er gebruikt als afzender etc.) en een waar u de daadwerkelijke tekst van de email kunt aanpassen.

Binnen de tekst van de email kunt u variabelen opgeven zodat de e-mail gepersonaliseerd wordt.

Voorbeelden zijn:

“Beste %aanhef%” wordt: “Beste heer Jansen”. Explora vertaalt %aanhef% naar de daadwerkelijke aanhef van de respondent op basis van de eigenschappen voornaam, tussenvoegsel, achternaam en geslacht. Let er wel op dat de procenttekens aangesloten met de variabele (bijv. 'aanhef') moeten zijn, er mogen geen spaties tussen de procenttekens en de variabele staan.

Een speciale variabele is %link%, dit is de plaats waar uw respondent de persoonlijke link voor de enquête te zien krijgt (zie afbeelding). Een andere speciale variabele is %uitschrijflink%, de plaats waar u deze variabele gebruikt komt een link te staan waar de respondent zich kan uitschrijven uit Explora. %uitschrijflink% is een optionele variabele.

Let op!
Procenttekens (%) mogen nooit afzonderlijk in de e-mail tekst voorkomen. Als u bijvoorbeeld wilt schrijven '24% van de medewerkers...' moet dit veranderd worden in '24 procent van de medewerkers...'.

Figuur 49: Uitnodiging bewerken

Als de uitnodiging is opgeslagen komt u wederom terecht in het overzicht van uitnodigingen. Hier ziet u uw net gemaakte uitnodiging staan met daarachter 4 icoontjes.
De icoontjes betekenen (in volgorde): bewerken, voorbeeld, verwijderen en versturen.

U kunt er ook voor kiezen om met mailtemplates te werken. deze templates worden bewaard en kunnen worden hergebruikt. onder "Management", "Klant" ziet u in het menu rechts "Hulpmiddelen" de optie "Mailtemplates beheren".

Nu ziet u een overzicht van reeds gemaakte mailtemplates, klik bovenaan op de knop "Mailtemplate toevoegen". U kunt kiezen uit twee verschillende typen, uitnodiging en reminder. Geef een naam, onderwerp en tekst op en klik op opslaan. U kunt meerdere mailtemplates aanmaken die makkelijk te kiezen zijn aan de hand van de naam.

Om gebruik te kunnen maken van een mailtemplate gaat u naar "Afname", "Afname" en klikt u in het menu rechts op "uitnodiging toevoegen". Klik op tabblad "E-mailtekst" en daarna op "Mailtemplate toepassen". Er verschijnt een popup met een lijst van mailtemplates, selecteer de gewenste mailtemplate en klik op de button "Toepassen". Indien gewenst kunt u daarna nog de tekst en/of onderwerp aanpassen voor deze uitnodiging. Indien u klaar bent met het opmaken van de e-mailtekst kunt u klikken op "opslaan" om de uitnodiging/reminder op te slaan.

Figuur 50: Acties uitnodiging

  • Via bewerken kunt aanpassingen doen in de reeds aangemaakte uitnodiging.
  • Via voorbeeld kunt u bekijken hoe de uitnodiging er uit komt te zien wanneer deze gepersonaliseerd is op respondent. Zoals de uitnodiging er dan uit ziet wordt deze ook verstuurd naar de respondent.
  • Via verwijderen kunt u de reeds aangemaakte uitnodiging weer verwijderen
  • Via versturen kunt u de uitnodiging direct versturen naar de respondenten.

Uitnodiging versturen: Wachtrij

Het kan zijn dat er een wachtrij is voor het versturen van uitnodigingen. Explora controleert automatisch voor u of er geen andere mailing staat gepland op het tijdstip dat u uw uitnodiging wilt verzenden. Als dat het geval is stelt Explora zelf het eerstvolgende moment voor waarop uw uitnodiging wel kan worden verstuurd. Het kan voor uzelf handig zijn om te weten welke plekken nog meer vrij zijn voor het versturen van uw uitnodiging. Dit kunt u doen door in de wachtrij-agenda te kijken.

In het overzicht van uitnodiging ziet u rechts een menu 'Afname', daar staat de optie 'Wachtrij bekijken'. Wanneer u daar op klikt kunt u precies zien wat de wachtrij is en kunt u gemakkelijk uw uitstuurmoment inplannen.

Figuur 51: Wachtrij

Herinneringen aanmaken en versturen

Nadat u de uitnodigingen heeft verzonden en de eerste data binnenstroomt wilt u wellicht ook nog een herinnering versturen naar uw respondenten.

Het verschil tussen een herinnering en een uitnodiging is dat bij een uitnodiging alle respondenten in de selectie worden gemaild, terwijl bij een herinnering alleen de respondenten worden gemaild die nog geen succesvol einde hebben bereikt. Dit zijn respondenten die of nog niet begonnen zijn aan de vragenlijst, of die hem nog niet volledig hebben afgerond.

Een herinnering maakt u aan door op de overzichtspagina van uitnodigingen te klikken op 'Uitnodiging toevoegen'.

Figuur 52: Uitnodiging toevoegen

Uitnodiging per brief: Briefcodes

U kunt er ook voor kiezen om uw respondenten te benaderen per brief. In dat geval kunt u zelf een brief opstellen en daar een zogeheten briefcode invoegen. Deze briefcode is
feitelijk een unieke link naar het onderzoek die de respondent kan invullen in de adresbalk van zijn of haar webbrowser. Zo komt de respondent direct terecht in de enquête.

Briefcodes kunt u verkrijgen via de overzichtspagina van uitnodigingen. Als u in het menu rechts kijkt ziet u onder 'Afname' de optie 'Briefcodes downloaden'.

Figuur 53: Briefcodes downloaden

Vink de doelgroep aan waarvan u de briefcodes wil downloaden en klik op 'Exporteren'. Het bestand download zich nu als Excelbestand naar uw pc. In het Excelbestand ziet u een aantal kolommen met respondentgegevens die u kunt gebruiken voor het opstellen van de brief.

Let op!
De briefcode is voor elke respondent uniek! Zorg er dus voor dat elke respondent zijn of haar bijbehorende, unieke code ontvangt.

Figuur 54: Briefcodes downloaden