2.1 - Lijst met respondenten inlezen

E-mailbestand toevoegen

Om een doelgroep of steekproef uit te kunnen nodigen moeten we een Excel bestand inlezen en koppelen in Explora.

Let op!
Dit is alleen nodig als u heeft gekozen voor het enquêtetype internet_gesloten. Als u heeft gekozen voor internet_open hoeft u geen respondenten in te lezen en kunt u deze stap overslaan. Hier kunt u meer lezen over enquêtetypen: 1.1 – Nieuwe vragenlijst maken.

Om de doelgroep in te lezen heeft u een Excel bestand nodig waarin in de eerste regel de titel van de kolom wordt aangegeven en in de regels daaronder aaneengesloten per regel één respondent is toegevoegd.

In de kolommen plaatst u bijvoorbeeld:
'Geslacht' - 'Voorletters' - 'Tussenvoegsel' - 'Achternaam' - 'Email' en eventueel andere variabelen die u in de analyse wilt gebruiken. Indien u de respondent niet persoonlijk wilt aanspreken, dan volstaat alleen het e-mailadres.

Figuur 39: Doelgroep in Excel bestand aanmaken

Het is vervolgens de bedoeling dat u dit Excel bestand opslaat als een CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) bestand.

Let op!

  • Gebruik voor de kolom geslacht de waarden m / v, gebruik niet de aanspreektitel.
  • Het lijstscheidingsteken dient een ; (puntkomma) te zijn (zoals standaard in Excel).
  • Indien speciale tekens in een veld voorkomen (zoals een puntkomma of een dubbele apostrof) wordt aangeraden om met de uitleg onder data importeren te controleren of uw CSV bestand correct opgeslagen is.

CSV-bestand inlezen

Om het CSV-bestand met de gegevens van uw respondenten in te lezen in Explora navigeert u naar: Management > Lijsten > Nieuwe lijst.

Figuur 40: CSV-bestand inlezen

Als u geen nieuwe lijst wilt aanmaken omdat u al meerdere lijsten heeft, kunt u door middel van het zoekveld eenvoudig naar de juiste lijst navigeren. Typ simpelweg de naam en/of de beschrijving van de lijst en er zal automatisch een zoekresultaat verschijnen.

Als u wel een nieuwe lijst wilt aanmaken, klik dan op 'Nieuwe lijst'.

Vervolgens geeft u een duidelijke naam aan de lijst (bijv. 'Lijst onderzoeknaam jaartal') en een passende beschrijving. Met de knop 'Opslaan' wordt alles vanzelfsprekend opgeslagen.

Figuur 41: Nieuwe lijst opslaan

Figuur 42: Lijst overzicht

Nu komt u automatisch terug in het scherm met al uw lijsten. Uw nieuwe lijst staat er ook tussen.

Onder de kolom 'Acties' aan de rechterzijde ziet u twee knoppen.
Het 'Rode kruisje' is om de lijst te verwijderen en onder het 'Blauwe plus-teken' is een menu te vinden.

Om nu respondenten aan de lijst toe te voegen drukt u op het blauwe plus-teken, er verschijnt een dropdownmenu.

Figuur 43: Actie knoppen voor respondenten lijst

Eigenschappen koppelen

Vervolgens koppelt u aan elke kolom uit het CSV-bestand een eigenschap in het systeem. Bijvoorbeeld Voornaam → voornaam, Achternaam → achternaam, etc.
Meer over eigenschappen vindt u bij Geavanceerd data-beheer.

Let op!
De kolom waarin de e-mailadressen staan moet ALTIJD gekoppeld worden aan de eigenschap 'Email' van de basiskenmerken.

Klik op 'Koppelen'. Explora voert nu op de achtergrond het importeren uit. U ontvangt een e-mail wanneer het koppelen en importeren voltooid is.

Controle van de ingelezen lijst

Om te controleren of het CSV-bestand succesvol is toegevoegd aan de bijbehorende lijst in Explora, gaat u naar Management > Lijsten en klikt u wederom onder het blauwe plus-teken, op de knop 'Respondentenoverzicht'

Door met de muiscursor te bewegen over de gegevens onder 'Respondent #' kunt u zien of de gegevens van uw respondenten op de juiste manier zijn ingeladen in de tool.

Nu u uw lijst gecontroleerd hebt en alles correct is ingeladen bent u gereed voor de volgende stap. Op dit punt is het belangrijk om te weten dat deze lijst een zelfstandig object is binnen Explora. De lijst is wellicht met een bepaald doel ingeladen, maar is op dit moment nog niet verbonden aan een enquête.
Dit betekent dat u de lijst voor meerdere enquêtes kunt gebruiken.